Nieuws

De voor- en nadelen van Office 365

Office 365 is hot, dat valt niet te ontkennen. Dus veel ondernemingen overwegen om de overstap te maken. Soms is dat van een private-cloud omgeving naar de Microsoft cloud, soms vanaf een lokaal netwerk met lokale servers maar soms ook vanaf een omgeving waar helemaal nog geen sprake is van centrale opslag van bestanden en e-mail.

Maar waar je ook vandaan komt: Het overstappen naar Office 365 is nogal een stap. Ten eerste legt een organisatie zijn hele hebben en houwen in de armen van een Commerciële Amerikaanse Reus. Dat is nogal iets. Waar voorheen je bestanden opgeslagen werden in je eigen vertrouwde omgeving, staan die bestanden ineens ergens anders. Waar precies is zelfs niet helemaal duidelijk en of dat allemaal wel veilig en vertrouwd is, is ook nog maar de vraag. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de kosten....

In deze blog proberen we stap voor stap duidelijk te maken wat de voordelen én de nadelen zijn van Office 365. In de hoop en het vertrouwen dat u na het lezen van deze blog een weloverwogen keuze kunt maken. 

Wat ís Office 365 eigenlijk

Een goede vraag! Er zijn veel antwoorden die juist zijn, maar we proberen het samen te vatten in een paar zinnen.

Ten eerste is Office 365 een verzameling applicaties van Microsoft. Een aantal daarvan kent u al en waarschijnlijk gebruikt u ze al: Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook, OneNote. En nog echt een heleboel meer. Het nieuwe 'Teams' bijvoorbeeld wat een platform biedt om in groepen samen te werken, ook buiten de eigen organisatie. Deze applicaties draaien soms in een browser, soms als gewone Windows applicatie maar vaak ook beide. Zo u kunt u een tekst verwerken met Word én met Word-online, in een browser dus. Meestal is de browser-variant van de applicatie iets minder uitgebreid dan de stand-alone versie, maar daar staat tegenover dat je die browser variant overal en altijd kunt gebruiken, ook op een PC (of MAC) die niet van jezelf is. Sommige applicaties hebben ook een speciale Smartphone variant.

Naast de applicaties, in welke vorm dan ook, biedt Office 365 een on-line opslagsysteem voor al je bestanden. Dit systeem heet Sharepoint. Ruwweg is Sharepoint te vergelijken met het vertrouwde Windows bestandssysteem, maar driveletters (De C: schijf, de H: schijf) komen niet meer voor. Deze 'schijven' heten nu 'sites' en zijn weer onder te verdelen in subs-sites en in de vertrouwde 'mappen' of 'directories'. Sharepoint heet niet voor niets sharepoint, je kan de bestanden delen met andere gebruikers en zelfs met gebruikers buiten je eigen organisatie. Ook kan je tegelijkertijd in hetzelfde bestand aan het werk zijn en kunnen er verschillende versies van een bestand gemaakt worden. 

Het werken met Sharepoint vergt een beetje oefening. Waar je gewend was om te denken vanuit een bestand, werk je met Sharepoint-bestanden vanuit de applicatie. Deze denkwijze werkt na enige training en oefening beter dan de traditionele benadering. 

Office 365 is dus een combinatie van applicaties en opslag waarbij de focus ligt op integratie en samenwerking. Alle applicaties werken met elkaar samen en gebruiken dezelfde onderliggende bestandsstructuur.  

Is Office 365 veilig?

Natuurlijk, je bestanden draaien op servers die in het bezit zijn van een Commerciële Amerikaanse Reus. En bij die Reus werken duizenden mensen die theoretisch allemaal bij je bestanden kunnen komen. Dat is het beeld. Gelukkig is de werkelijkheid beter.

Ten eerste staan de servers waarop jouw Office 365 draait in Europa en vallen onder de Europese regels, waaronder de AVG. Ook Microsoft moet zich aan die regels houden en wordt daar ook streng op gecontroleerd.

Ten tweede is Microsoft ISO 27001 gecertificeerd, dus dat staat garant voor data-integriteit, veiligheid en continuïteit.

Ten derde staan jouw bestanden niet op één server, ergens in een datacenter, maar verdeeld over vele servers, verspreid over heel Europa. Dat maakt de beschikbaarheid erg groot en de kans op uitval, of nog erger verlies, van data zeer onwaarschijnlijk. 

Ten vierde staan jouw bestanden versleuteld op de servers van Microsoft en worden de verbindingen er naar toe ook versleuteld. De kans op het compromitteren van de bestanden is dus erg klein.

Ten vijfde is de beveiliging en bewaking van de Microsoft omgeving zeer scherp en uitgebreid. Dat moet ook wel natuurlijk. De risico's zijn ongekend hoog dus zal Microsoft er alles aan doen om jouw bestanden veilig te houden. In hun eigen belang.

Wat Microsoft zelf niet goed doet, is het back-uppen van gewiste bestanden. Als je (per ongeluk) een bestand weggooit of overschrijft, kan Microsoft tot 30 dagen terug in de tijd. Dat is in de regel onvoldoende. Er zijn wel 3rd party producten die inhaken op deze lacune. Het Office 365 back-up product van Datto is daar een voorbeeld van.

Kort samengevat: Ja, Office 365 is veilig. Vaak veiliger dan bestandsopslag op eigen servers, veel veiliger dan opslag op een NAS of op je eigen PC en minstens even veilig als de opslag in een datacenter.

Kosten?

Strikt genomen is Office 365 niet echt duur te noemen, maar met name voor organisaties vanaf ruwweg 30 personen, kunnen de maandelijkse kosten natuurlijk best aardig oplopen. Het is een beetje het aloude verhaal van het verschil tussen een auto kopen of deze leasen. Kopen is goedkoper als je puur en alleen naar de centen kijkt. Tel je daar andere zaken bij op, dan is het prijsverschil nihil of zelfs negatief. Dat geldt ook voor Office 365. Ik noem een paar punten:

• De software is altijd up-to-date. Je hebt dus altijd de beschikking over de nieuwste versies van de software. Als je de software koopt, moet je deze zelf elke 3 tot 5 jaar vervangen door de nieuwste versies. Dat geldt niet alleen voor de Office licenties, maar ook voor de Windows Server licenties en de licenties voor MS-Exchange (mail/agenda) en eventueel voor bv SQL servers. Je kunt dit afkopen bij Microsoft met een 'Software Assurance' maar daarmee is het koop-voordeel meteen ongedaan gemaakt.
• De Office 365 licenties zijn schaalbaar, naar boven en naar beneden. Daardoor liggen er nooit ongebruikte licenties op de plank en betaal je niet meer dan dat je ook daadwerkelijk afneemt.
• Investeringen en afschrijvingen op nieuwe server-hardware en storage-hardware is niet meer nodig.
• Kosten voor het in de lucht houden (electriciteit/koeling/beveiliging) van servers is niet meer nodig. Oftewel, de TCO (Total Cost of Ownership) loopt sterk omlaag

Beheer

Het is een misvatting om te stellen dat het beheer van de totale ICT omgeving verminderd kan worden met de komst van Office 365. De gedachte als zodanig is logisch: Servers zijn er helemaal niet meer of hun aantal is verminderd en de gegevens staan buiten de deur en er hoeft dus niet meer gelet te worden op zaken als updates, beveiliging, back-up en ander onderhoud en beheer. Dat scheelt ontegenzeggelijk in het beheer.

Maar het beheer van een ICT omgeving omvat slechts voor een zeer klein gedeelte het server-park. De meeste zaken in dat server-park gebeuren automatisch (back-up, updates) en de zaken die niet geautomatiseerd zijn (gebruikersbeheer bijvoorbeeld) moet ook in Office 365 gewoon blijven gebeuren.  Het zwaartepunt van lokaal ICT beheer is werkplekbeheer... en daar verandert bij Office 365 niet zo veel aan. Office (en andere applicaties) blijven lokaal draaien, het netwerk (Wifi, routers, firewalls, switches, bekabeling) moet bewaakt en beveiligd blijven (misschien nog wel sterker dan voorheen) en de gebruikers moeten een aanspreekpunt hebben voor al hun ICT perikelen.

Daarnaast is diepgaande kennis van het Office 365 / Sharepoint  platform een must.

Productiviteit

Wanneer het om geld gaat, moet je natuurlijk niet alleen kijken naar de kosten maar ook naar de opbrengsten. Oftewel: Wat levert Office 365 me op?

Samenwerking

Eén van de grote winstpunten in Office 365 is samenwerking. Het hele platform is erop gericht om mensen met elkaar te laten samenwerken. Door het delen van bestanden, het samen kunnen werken in één bestand, door toegang tot agenda's, planners en door communicatiemiddelen zoals chat, mail, telefonie, beeld... Omdat alle applicaties op elkaar zijn afgestemd en omdat Sharepoint de bindende factor is, stijgt de productiviteit van uw organisatie.

Ook samenwerken met andere organisaties is mogelijk mits zij natuurlijk ook beschikken over Office 365.

Nadelen?

Natuurlijk zijn er nadelen aan Office 365.

Snelheid

Alles gebeurt in de cloud, de bestanden vliegen heen en weer. Dat trekt een zware wissel op de internetverbinding. Die moet dus optimaal zijn maar zelfs als ie dat is, kan Office 365 iets trager aanvoelen dan een lokale omgeving. Het verschil is overigens niet dramatisch. Slechts bij uitzondering is het merkbaar en er wordt voortdurend gewerkt aan de performance, maar is het een (kleine) factor ten nadele van Office 365.

Afhankelijkheid

Je levert je bedrijf uit aan Microsoft. Dat is natuurlijk voor een deel waar. Je gebruikt hun servers, hun data-opslag en hun applicaties. Je kan niet zonder ze. Dat is een risico, of beter gezegd, dat is altijd een risico. De vraag is hoe groot dat risico is. Een dergelijke key-speler kan bijna niet omvallen. Het is bijna zoals een systeembank: de afhankelijkheid is zó groot dat de halve wereldeconomie zou instorten als er iets met Microsoft gebeurt. Mogelijk, maar niet zeer waarschijnlijk. En er zijn natuurlijk methodes om het risico te verminderen. Door bv regelmatig alles te back-uppen naar een compleet andere omgeving. Dat heeft natuurlijk weer een kostencomponent.. Maar hoe dan ook, de afhankelijkheid van deze Commerciële Amerikaanse Reus is een feit.

Insluiting

Omdat je vrijwel alles van Microsoft afneemt, kan je er ook moeilijk van af. Zet alle bestanden maar eens om naar Google applicaties bijvoorbeeld, of verplaats alles naar de Icloud...  Eenmaal in zee met Office 365 lijkt een keuze voor de zeer lange termijn. Een strategie overigens die niet veel anders is in een ander model. Ook bij lokale Windows servers en Windows PC's met Office applicaties , is er al sprake van insluiting. Om van Apple nog maar te zwijgen. Geen nieuw risico dus, maar wel iets om over na te denken. Ook over eventuele alternatieven. Het gras is in dat opzicht niet groener bij Google, Apple, Amazon of wie dan ook, inclusief uw lokale ICT leverancier.

Contact

Microsoft bellen voor een probleempje is eigenlijk niet aan de orde. Bij deze reus is alles groot, behalve de gerichtheid op de eindgebruiker. U dus. Daar hebben ze dan ook partners voor zoals Sustento ICT. Deze partner handelt 99% van de issues af en voor die ene 1% doet de partner het rechtstreeks met Microsoft.  Dus je werkt de hele dag met de producten en diensten van Microsoft, maar je hebt geen enkele binding met deze club.  Of dat echt een nadeel is, valt te bezien. De kennis is diep aanwezig bij de partners.

Niet-Microsoft applicaties

Alles in Office 365 en Sharepoint is gericht op de applicaties van Microsoft. Als u een applicatie gebruikt van een andere producent, is het maar de vraag of deze goed te integreren is in uw Office 365 omgeving. Bij sommigen is dat vrijwel onmogelijk voor anderen zijn er mogelijkheden, soms met een omweggetje of met een 'work-around'. Per applicatie moet bekeken worden hoe de integratie met Office 365 en Sharepoint kan worden bewerkstelligd. Hoe dan ook: Office 365 is nogal éénkennig.

Conclusie

Die gaan wij niet voor u trekken. Op basis van bovenstaande kunt u dat waarschijnlijk heel goed zelf. Feit is dat het overstappen naar Office 365 een keuze is die niet licht genomen kan worden.  De keuze is per organisatie anders en hoe groter de organisatie, hoe lastiger de overweging. Voor organisaties tot ruwweg 20 gebruikers is het vaak veel eenvoudiger. 

Maar van welk formaat u ook bent:  als u een keer door wilt praten over de (on)mogelijkheden voor uw organsisatie, kan dat natuurlijk altijd.

Sustento ICT